Inspección de Hacienda a empresas por sorpresa. ¿Qué debes hacer, y qué motivos puede haber?

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Aunque no te recomendamos una excesiva obsesión, si es importante que sepas y recuerdes como actuar frente a una Inspección de Hacienda a empresas, porque existe la posibilidad de que se presente por sorpresa en tu negocio.

Lo habitual en estos casos es que medie una notificación de hacienda por correo certificado previo, o a través de la dirección electrónica habilitada, pero no siempre se informa del comienzo de los procedimientos de Inspección de Hacienda a empresas por estos medios, que evidentemente facilitan más posibilidades a la hora de ocultar datos a posibles defraudadores.

¿Qué motivos puede tener Hacienda para hacer una inspección en tu empresa?

Frecuentemente la Inspección de Hacienda a empresas por sorpresa viene motivada por denuncias, o sospecha de irregularidades, y cuando se realizan sin previo aviso es para pillar a los infractores en pleno funcionamiento.

Pero también es posible sufrir una inspección fiscal de forma aleatoria, es decir, que no viene motivada por ninguna irregularidad que Hacienda conozca sobre el funcionamiento de tu negocio.

Por eso algunas veces la Inspección de Hacienda a empresas aparece de forma espontánea, y sin comunicación previa, generando una enorme tensión, ante la que quizá no sabrás como actuar.

Entre los motivos más habituales de una Inspección de Hacienda a empresas están:

  • Presentar liquidaciones con menos ingresos que gastos, es un motivo que puede levantar las sospechas de Hacienda, incluso en los primeros periodos de la actividad.
  • Solicitar devoluciones de IVA, sobre todo de cuantías importantes, también es motivo de que la Inspección de Hacienda llame a tu puerta.
  • Diferencias entre las declaraciones anuales del 390 y 190 y las presentadas trimestralmente para liquidación de IVA 303, e IRPF 130, por lo que, si existen descuadres, es fácil que te soliciten aclaración y presentación de contabilidad, con la correspondiente documentación de ingresos y pagos a través de la consiguiente Inspección fiscal.
  • También pueden revisar las cuentas si se ha recibido algún tipo de subvención pública, que hay que declarar si no está completamente exenta, siendo otro motivo de Inspección de Hacienda a empresas.
  • Deducciones de gastos no considerados afectos a la actividad, como pueden ser dietas, facturas de móviles, coches, gasolina, qué en muchos casos no se pueden aplicar para reducir la cuota a pagar.
  • Además, solicitar el NIF intracomunitario, también motiva las inspecciones de Hacienda, para asegurarse de que realmente las empresas que lo solicitan van a efectuar operaciones fuera de España, y en qué condiciones.

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¿Cómo actuar cuando llega la Inspección de Hacienda a tu empresa?

Si eres autónomo trabajando desde tu propia casa, al llegar la Inspección de Hacienda a empresas, procura mantener la calma y solicitar la correspondiente orden judicial para acceder a tu domicilio personal, aunque si no tienes nada que ocultar, el mejor consejo es facilitar su trabajo permitiéndoles la entrada para acabar lo antes posible.

Un dato fundamental cuando la Inspección de Hacienda se presenta en tu empresa en tu ausencia es que la persona o empleado que los reciba manifieste que el administrador o apoderado no se encuentra en ese momento, y por tanto no se puede atender la demanda de documentación y datos sin la correspondiente autorización por parte de los responsables, solicitando que se aplace el procedimiento.

En ausencia de administradores de la empresa, quién recibe a un inspector de Hacienda no puede actuar más que para atender amablemente, y tomar la citación en la que se fijará una nueva hora y día para una nueva visita, que en ese caso si te recomendamos totalmente estés presente, ya que lo contrario supondría una obstrucción, salvo causa de fuerza mayor muy justificable.

Por tanto en ausencia de los responsables, la Inspección de Hacienda a empresas, no puede exigir colaboración activa a ninguno de tus empleados, que por supuesto deben ser conscientes de este extremo tan importante.

En este sentido es fundamental poner en conocimiento de tu asesor fiscal la situación inmediatamente para preparar toda la documentación necesaria para la Inspección de Hacienda, siguiendo las pautas que te indique el experto, que entre sus actuaciones es posible que solicite un aplazamiento, si lo considera oportuno.

En espacios privados solo pueden recabar datos e información directamente relacionada con la actividad de tu negocio, pero no información confidencial ni personal relacionada con clientes.

Dentro de las empresas, un inspector de Hacienda puede revisar y comprobar los espacios en los que se realiza la actividad y oficinas, pero también hay zonas restringidas o privadas, en las que se les puede exigir la correspondiente orden judicial.

Entre las zonas de tu empresa en las que pueden intentar recabar información están:

  • Zonas abiertas al público como son los espacios de las tiendas, y salas de espera.
  • Zonas restringidas al personal de la empresa, como archivos, almacenes, salas de reuniones, despachos y oficinas.

Pero a la hora de acceder a la zona de dirección y administración, la Inspección de Hacienda a empresas, deberá de contar con el consentimiento de los representantes del negocio, o una autorización del” Delegado Especial”, es decir, que antes o después conseguirá su objetivo, pero esta vez posiblemente más cargada de razones.

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Documentos a aportar en una Inspección de Hacienda a empresas

Si tienes todas tus obligaciones fiscales y tributarias al día, y permites el acceso de los inspectores a tus instalaciones, podrán recabar información sobre los trabajadores, solicitar y examinar documentación fiscal y contable, acceder a tus sistemas informáticos, hacer mediciones, tomar muestras y solicitar peritaciones, para analizar el grado de legalidad con el que se desarrolla la actividad en tu empresa.

De este modo si tienes trabajadores, en la Inspección de Hacienda, te pedirán toda la documentación laboral, entre ellas nóminas, contratos registrados, pagos de autónomos, y cotizaciones empresariales liquidadas a la Seguridad Social, y por supuesto el alta de empresa en ese organismo.

Además, también deberás aportar en la Inspección de Hacienda a empresas el alta en el IAE, escritura de constitución si se trata de una sociedad, libros, contabilidad principal y auxiliar, facturas, ficheros, justificantes y liquidaciones de todo tipo de tributos, correspondencia tributaria, documentación acreditativa de todos los ingresos y gastos, actas de socios, entre otros.

También es muy fácil que te pidan las claves de acceso a tus equipos informáticos.

Consejos para salir lo mejor posible de la Inspección de Hacienda a empresas

Cuando el inspector de Hacienda te enseñe su placa identificativa, es imprescindible mantener la calma, por mucha incertidumbre y temor que te pueda generar su presencia, que entendemos siempre impone.

Ante todo, hay que cuidar la amabilidad, responder a sus preguntas y atender las demandas de documentación e información.

Además, en el caso de que te citen de la Inspección de Hacienda para empresas, no puedes rehusar porque te encontrarías frente a importantes sanciones.

Eso sí, ampárate en tu derecho a la información, ya que como interesado tienes que ser informado sobre el motivo de la inspección de Hacienda, así como del alcance de las actuaciones, y comprobaciones que se practicarán, antes de su inicio, junto a la documentación de Hacienda.

Además también tienes derecho a conocer los plazos previsto por la normativa, y cuáles son tus derechos y obligaciones ante una Inspección de Hacienda a empresas.

Entre ellos tienes derecho a solicitar la correspondiente acreditación de todos tus visitantes.

Y por encima de todo, procura llevar tu contabilidad de forma correcta y al día, presentar los impuestos en plazo, y contar con un buen asesor fiscal que te oriente en todo momento, y actúe frente a una posible Inspección de Hacienda, minimizando sus posibles consecuencias.

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