¿Cómo hacer una nómina y aprender a calcularla paso a paso?

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Cómo hacer una nómina

Tanto si tienes empleados a tu cargo, como si trabajas por cuenta ajena y quieres saber por qué cobras lo que cobras, aquí te explicamos todos los conceptos que hay que incluir para saber cómo hacer una nómina.

Para empezar hay que saber que la nómina es un documento en el que aparece la liquidación mensual del salario de un trabajador y también sirve como recibo de pago.

¿Qué datos necesitas para saber cómo hacer una nómina?

Para poder empezar a trabajar en la confección de nóminas además de saber cómo hacer una nómina, necesitarás tener a mano una serie de datos para poder incluir en cada documento de salario:

  1. Los datos de la empresa con su nombre o razón social, CIF, código de cuenta de cotización y dirección del centro de trabajo tiene que aparecer en el encabezado de cada nómina mensual.
  2. Los datos personales de cada trabajador con el nombre y apellidos, NIF, y número de afiliación a la Seguridad Social, también son obligatorios a la hora de rellenar nómina.
  3. Datos sobre la categoría mas grupo de cotización y capacitación según figura en la tabla de clasificación establecido por la Tesorería General de la Seguridad Social, necesarias para crear una nómina, y que a continuación puedes ver:
    1. Grupo 1 – Ingenieros y Licenciados.
    2. Grupo 2 -Ingenieros Técnicos, Peritos y Ayudantes Titulados
    3. Grupo 3 -Jefes Administrativos y de Taller
    4. Grupo 4 – Ayudantes no titulados
    5. Grupo 5 – Oficiales Administrativos
    6. Grupo 6 -Subalternos
    7. Grupo 7 – Auxiliares Administrativos
    8. Grupo 8 -Oficiales de primera y segunda
    9. Grupo 9 – Oficiales de tercera y especialistas
    10. Grupo 10 -Peones
    11. Grupo 11 -Trabajadores menores de 18 años, cualquiera que sea su categoría profesional.
  4. Continuando con la nómina mensual, también es imprescindible incluir la fecha desde la que presta servicios para la empresa cada trabajado.
  5. En la realización de nóminas también es imprescindible incluir el mes de liquidación, y los correspondientes días trabajados.
  6. Cantidades devengadas, en las que se incluye el salario base, para calcular nómina según convenio al que pertenezca la empresa en la que se trabaja, y otros complementos salariales que tienen que figurar siempre individualizados, como la retribución de horas extraordinarias u horas complementarias en contratos parciales, y prorrateo de pagas extras, si es que lo están.

Con independencia de que puedas aprender cómo hacer una nómina, si tienes que hacer las nóminas de muchos trabajadores lo mejor es contar con un programa de gestión laboral.Pero si quieres evitarte esta inversión más tu propia actualización en normativa, y del software que utilices, es mucho más cómodo y seguro recurrir a los servicios de una asesoría de empresas.Cómo hacer una nómina

Otros aspectos importantes a tener en cuenta sobre cómo hacer una nómina

Convenios:

En el tema de convenios colectivos, siempre hay que mirar si se trata de convenios de ámbito nacional, autonómico o provincial, para aplicar el que realmente corresponda.

Dentro de las percepciones brutas hay que incluir las percepciones salariales y no salariales que te correspondan, diferenciando unas y otras en la nómina de trabajo.

Por las percepciones de carácter salarial hay que cotizar a la Seguridad Social, y están formadas por el salario base, mejoras voluntarias o incentivos, y plus de convenio por antigüedad, peligrosidad, nocturnidad u otros, a las que hay que sumar el cálculo prorrata pagas extras nómina si corresponde.

Las horas extraordinarias se incluyen en la nómina, y están sujetas a una cotización adicional que sólo computan en la base reguladora a la hora de percibir prestaciones por accidentes laborales y enfermedad profesional con diferentes porcentajes dependiendo de que se trate de horas extras ordinarias que cotizan al 4,70% o de fuerza mayor, sobre cuyo resultado se aplica el 2%.

En cuanto a las percepciones que no son de carácter salarial como pueden ser retribuciones en especie, dietas y gastos de viaje, o prestaciones por incapacidad temporal, no cotizan a la Seguridad Social, por lo que no tienes que aplicar el porcentaje correspondiente, pero sí incluirlas en la confección de nóminas.

Porcentajes a deducir por I.R.P.F y calculo cotizaciones a la Seguridad Social:

Al total bruto o base I.R.P.F nómina, tendrás que aplicar el correspondiente porcentaje de  retención parcial obligatoria, que luego se puede recuperar en parte o totalmente en el ejercicio siguiente al realizar la declaración de la renta.

Si quieres conocer con toda exactitud qué porcentaje de retención te corresponde a ti y a tus empleados sobre la nómina mensual, la red te ofrece diferentes herramientas, entre ellas la que pone a disposición la propia Agencia Tributaria con la que obtener este dato.

Para ello tendrás que ir introduciendo el sueldo bruto anual que aparece en el contrato de trabajo, número de pagas, estado civil, edad, tipo de contrato y categoría profesional, así como el número de hijos total o parcialmente a cargo con su edad.

También sobre el importe bruto sin incluir las prestaciones no salariales, tendrás que calcular el porcentaje seguridad social correspondiente al trabajador.

Para conocer las bases de cotización correspondientes a este año 2018, puedes entrar en la página de la Seguridad Social.

Sobre ese mismo importe bruto también habrá que descontar si proceden las cantidades que la empresa haya anticipado a cada trabajador, o anticipos, valor entregado de productos en especie, posibles embargos, u otros posibles conceptos como días no trabajados sin justificación, o por huelga.

  1. El resultado que obtengas después de calcular nómina con sus deducciones, será el líquido a percibir.
  2. Al pie de la nómina también tienen que aparecer desglosadas las bases de cotización por contingencias comunes nómina, de las que se obtiene el cálculo para cobrar la incapacidad temporal por enfermedades comunes y accidentes no laborales, y la de contingencias profesionales sobre las que se cobraría en caso de baja por accidente laboral, o enfermedad profesional.

En ambos casos dentro de la confección de nóminas, habrá que incluir el prorrateo de pagas extraordinarias, que se obtiene sumando estas y dividiendo entre doce mensualidades.

También hay que incluir las cantidades para desempleo, formación profesional y fondo de garantía salarial o FOGASA, en el desglose de una nómina a pie de página.

  1. La normativa laboral obliga a que la liquidación y pago de salarios se haga de forma mensual y con la fecha y lugar de pago habituales.
  2. El documento en el que se realiza la nómina debe adaptarse al que esté fijado en Convenio o delegados sindicales, o si no es posible hay que adaptarse un impreso de nómina estándar, como el que aquí te presentamos.Cómo hacer una nómina

Otras cuestiones de interés sobre la nómina

  • Siempre que no se alteren los conceptos obligatorios, se puede añadir información que facilite la compresión de datos al trabajador.
  • Además de saber cómo hacer una nómina, es necesario contar con información adicional como el estado civil, hijos a cargo, pactos personales como pueden ser incentivos o plus de producción, y llevar un registro mensual de incidencias o cuestiones que pueden influir en el salario.
  • Una vez que las nóminas de empleados están confeccionadas hay que ordenar el correspondiente pago mensual a la entidad colaboradora.
  • Además de saber cómo hacer una nómina, es importante realizar los pasos correctamente y no cometer errores de trascripción de datos o cálculos que pueden ser una importante fuente de conflicto entre empresas y trabajadores.

Y ahora que ya hemos visto que información es necesaria para confeccionar un documento de salarios y cómo hacer una nómina, te informamos sobre la obligación de la empresa de guardar nóminas en el formato que considere más oportuno durante cuatro años según marca la legislación actual, a efecto de posibles comprobaciones.

En muchos casos y sobre todo en dónde hay muchos empleados, son frecuentes las consultas y posibles reclamaciones para las que hay que estar perfectamente preparado no solo sobre cómo hacer una nómina, a la hora de dar soluciones satisfactorias, sobre todo en los casos de indemnizaciones por despido.

Por eso además de conocer cómo hacer una nómina, y otros conceptos laborales para poder realizar las gestiones necesarias en recursos humanos, es aconsejable contar con una asesoría de empresas que confeccione todos los documentos necesarios de acuerdo a la normativa y brinde el apoyo jurídico necesario para intervenir en conciliaciones o demandas.

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